Moderne HR-systemer hjælper HR-afdelinger og teamledere med at kontrollere medarbejdernes arbejdstid, fridage, sygefravær og tid brugt på forskellige projekter. Med al information samlet ét sted er det meget nemt at styre arbejdet i alle faser.
Det er ikke kun praktisk, men også en måde at minimere risikoen for, at potentielt vigtig information bliver overset. Vi fortæller, hvad et godt tidsstyringssystem til HR skal indeholde.
Det er vigtigt for arbejdsgiverne at have en måde at overvåge medarbejdernes tidsforbrug. Det er nemmere, når det kommer til fag som håndværkere, hvor opgaverne ofte kræver en vis tid og tempo. Det kan dog være mere udfordrende, når det kommer til kontormedarbejdere, da de ofte har en høj grad af selvstændighed i udførelsen af deres arbejdsopgaver.
Hvordan kan du sikre dig, at den person, der bruger computeren, rent faktisk udfører deres arbejdsopgaver og ikke deltager i andre ikke-arbejdsrelaterede aktiviteter?
Er det muligt at styre medarbejdernes arbejdstid på en anden måde, der ikke indebærer strenge pausebegrænsninger eller blokering af ikke-arbejdsrelaterede hjemmesider?
Typiske metoder til tidsstyring af medarbejdere
En populær metode til at styre medarbejdernes arbejdstid er den tyske ALPEN-metode. Det er et akronym afledt af ordene:
- Aufgaben (opgaver) – lav en liste over aktiviteter for hele dagen, dvs. en tidsplan. Det er bedst at liste ikke kun dagens opgaver, men også opgaver, der ikke er udført fra tidligere dage og rutineopgaver.
- Lange Schatzen (varighed) – et skøn over den tid, der er nødvendig for at gennemføre alle aktiviteterne på listen – i betragtning af den faktiske kapacitet til at gennemføre hver aktivitet.
- Pufferzeiten Einplanen (tidsbufferplanlægning) – tilføj en tidsbuffer på 40 % for hver aktivitet eller reducer den tilgængelige tid med 40 %.
- Entscheidungen Treffen (beslutningstagning) – prioritering af hver enkelt opgave.
- Nachkontrolle (kontrol) – kontrollen gør det muligt at se, hvilke opgaver der er udført. Aktiviteter, der ikke er afsluttet, føjes til næste dags skema.
Tilhængere af denne tilgang hævder, at den lettere giver dem mulighed for at nå mål, eliminerer “distraktioner”, reducerer stressniveauer og giver mulighed for at organisere ikke kun arbejdsdagen, men også livet generelt..
Det er også værd at bemærke byggemetoder, der følger Pareto-princippet, som postulerer, at 20 % af den samlede arbejdstid vil resultere i 80 % af de forventede resultater for medarbejderne. Der er også den såkaldte 60/40-regel, som betyder, at kun 60 % af arbejdstiden hver dag skal planlægges nøje, mens de resterende 40 % giver fleksibilitet til uforudsete forsinkelser og små opgaver, der pludselig opstår.
Moderne metoder til at styre arbejdstiden
Teoretiske tilgange til at styre arbejdstiden er én ting, men at holde styr på arbejdstiden er en anden. Nogle virksomheder bruger stadig manuelle metoder som feriekalendere, hvor medarbejderne registrerer planlagte fridage i Word- eller Excel-dokumenter, som arbejdsgiveren giver adgang til. Disse oplysninger overføres derefter til et andet system.
Dette tilføjer en ekstra byrde til HR-afdelingen, og manuel overførsel af data fra et ark til et andet kan føre til fejl. Disse problemer kan dog undgås, samtidig med at tidsregistreringssystemet forenkles ved hjælp af moderne HR-systemer.
Hvordan kan et IT-system støtte tidsstyring?
Moderne IT-systemer muliggør effektiv administration og registrering af arbejdstimer. Disse systemer giver mulighed for at lave timesedler uanset arbejdstid og arbejdstype, og indeholder fuldstændig information om ferier, fjernarbejde, projekter og arbejdstider. I slutningen af måneden kan en oversigt nemt genereres.
Tidskortene kan synkroniseres med kalenderen, så medarbejdere og ledere har hurtig adgang til information på dette område.
Et godt tidsstyringssystem giver indsigt i projekterne, så HR og ledere kan se, hvilke projekter der tager mest tid, hvordan udgifterne fordeler sig og om opgaverne bliver løst som planlagt..
Det er ikke alt, platformen kan tilbyde virksomheder med projekter. Ved at tildele medarbejdere til projekter er det nemt at fordele arbejdstiden og dermed overvåge projektets tid og budget og styre teamene på en mere effektiv måde.
HR Panorama funktionalitet, der hjælper dig med at styre medarbejdernes arbejdstid
HR Panorama har alle disse funktioner. Det fungerer helhedsorienteret og binder flere områder sammen, hvilket gør arbejdet i hvert af dem mere effektivt. Ved blot at overføre information fra forskellige kort og generere resultater, ved HR-afdelingen præcis, hvor meget tid og ressourcer der er afsat til et konkret projekt, og hvor mange timer hver medarbejder har brugt på tildelte projekter.
Det er også meget nemmere at styre orlov og sygefravær. Dette mindsker risikoen for, at der opstår fejl og konflikter.
Du kan finde mere information om HR Panorama på hrpanorama.dk
Leave a Reply