Sker onboardingen korrekt, vil din virksomhed hurtigere kunne høste fordelene ved at ansætte en ny medarbejder, og du vil samtidig blive opfattet som professionel. På den anden side kan fejl begået under onboarding-fasen af en ny medarbejder koste dig meget – og ikke kun i form af et dårligt image!
Onboarding er introduktionen af en medarbejder til et nyt job. Den består i at informere medarbejderen om, hvordan virksomheden fungerer, dens værdier, retningslinjer og interne regler. Det handler også om at give dem adgangskoder til virksomhedens udstyr, uddannelse i sundhed og sikkerhed og information om andre goder end løn.
Dette er en vigtig proces, fordi den giver medarbejderen mere end blot grundlæggende information om, hvordan virksomheden fungerer. Det sikrer medarbejderen, at han eller hun er vigtig for organisationen, og at virksomheden er optaget af, at han eller hun skal trives det nye sted. Jo hurtigere medarbejderen falder til, jo hurtigere vil han eller hun begynde at arbejde effektivt, hvilket igen vil give overskud til virksomheden.
En korrekt gennemført onboarding består af en række mindre aktiviteter. For HR-afdelingen, som normalt står for denne proces, er det en belastning, især hvis virksomheden ansætter mange nye medarbejdere på samme tid.
Det kan heldigvis automatiseres, hvilket ikke kun er en fordel for virksomheden, men også for den nye medarbejder. HR-IT-systemer, der udgør en platform for udveksling af information, tjener dette formål. Hvorfor er det det værd?
Evne til nøje at planlægge onboarding-processen
Moderne HR-systemer gør det muligt at lave tjeklister til at liste de forskellige elementer i introduktionen og sætte kryds ved dem, der allerede er gennemført. På den måde ved HR-afdelingen, hvor langt medarbejderen er nået i introduktionen, det vil sige hvilken information han eller hun allerede har modtaget, og hvilken uddannelse han eller hun har været på. Den nye medarbejder har også overblik over “fremskridtsdataene”.
Det er særligt vigtigt at kontrollere, at alle trin i onboardingen er gennemført, når det drejer sig om handlinger, der gør medarbejderen ude af stand til at udføre sine arbejdsopgaver eller fysisk ude af stand til at udføre dem, fordi han eller hun ikke har fået information eller adgang.
Inden medarbejderen påbegynder det daglige arbejde, skal han eller hun gennemgå en eksamen og modtage undervisning i HSE. Det er ikke sikkert, at det bliver taget hånd om i forandringens kaos.
Hvis en medarbejder bliver udsat for en skade under udførelsen af arbejdet, kan arbejdsgiveren være ansvarlig for at lade en person arbejde uden uddannelse.
Som du kan se, er planlægning vigtig for at undgå problemer!
Positivt indtryk på den nye medarbejder
Onboarding kan naturligvis også planlægges uden brug af it-system. I den simpleste version modtager den nye medarbejder en folder med det vigtigste materiale (adgangskoder, HR-mailadresse og evt. intranet-adresse, hvis virksomheden har sådan).
Han skal sætte sig ind i oplysningerne, og han forventes at finde ud af, hvordan bygningen er indrettet, hvilke regler der gælder for booking af mødelokaler og eventuel adgang til parkeringspladser for medarbejdere.
Før eller siden vil den nye medarbejder selv finde svar på alle spørgsmålene, men vil det ikke stille virksomheden i et dårligt lys? En sådan uprofessionel adfærd kan endda føre til, at nye medarbejdere bliver skubbet væk fra virksomheden – især dem, der tidligere har arbejdet i meget veldrevne virksomheder og har en sammenligning med, hvordan implementeringen så ud der. Det er ikke uden grund, at man siger, at det første indtryk ikke kan ændres….
Hurtigere onboarding af nye medarbejdere
Onboarding skal gå glat. Medarbejderen bekymrer sig ikke om langvarige procedurer, og det er heller ikke i virksomhedens interesse. Medarbejderen skal modtage tydelig information, have udstyret med adgangskoder, modtage undervisning og begynde at arbejde.
Længerevarende onboarding kan have forskellige årsager. Det kan skyldes, at der ikke er udpeget nogen til at stå for introduktionen af en ny medarbejder, og at det sker “i deres fritid” af diverse HR-medarbejdere. Hvad gør medarbejderen så? Han eller hun venter og føler sig overflødig i organisationen.
Forsinkelser kan også skyldes, at der ikke er udviklet implementeringsregler i virksomheden, og at HR-medarbejdere handler intuitivt. De mangler viden om, hvordan processen skal udføres.
Dette kaos kan undgås ved hjælp af en implementeringsplan (som allerede nævnt) og muligheden for at sætte kryds ved allerede afsluttede opgaver (tjekliste).
Processen går sin gang, og den nye medarbejder starter sit daglige arbejde uden forsinkelse og med fuldstændig information.
Effektiv og grundig introduktion af nye medarbejdere
En effektiv onboarding er en onboarding, der giver medarbejderen så meget viden som muligt på kort tid (hvilket ikke betyder, at det kan gennemføres “på et øjeblik” – der er ingen race!)
Dette sikrer, at medarbejderen ikke føler sig fortabt. Han eller hun forstår, hvordan virksomheden fungerer, befinder sig hjemme i bygningen og kan logge på virksomhedens systemer med det samme. Han behøver ikke spørge nye kollegaer om alt, og han vil heller ikke nægte at udføre en opgave, bare fordi han ikke er blevet introduceret til noget.
Effektiv onboarding har også langsigtede fordele. Det ville være en katastrofe for hele virksomhedens onboarding-system, hvis en medarbejder indrømmer, at han eller hun ikke har fået lov til at udvikle sig fuldt ud i flere måneder, fordi han eller hun har manglet grundlæggende information, som det viste sig. Desværre kan konsekvenserne af forkert implementering mærkes selv længe efter ansættelsen.
Reduceret arbejdsbyrde for den person, der skal implementere den nye medarbejder
I de fleste virksomheder tager HR-afdelingen sig af introduktionen af nye medarbejdere, men i mindre virksomheder kan det være en leder eller supervisor, der står for dette. Uanset hvem der gør det, tager onboarding tid og distraherer den person, der udfører det, fra andre opgaver.
Det er især svært, når en virksomhed ansætter mange nye medarbejdere på samme tid. Selvom nogle af aktiviteterne kan udføres for en større gruppe (f.eks. HSE), er det vigtigt, at alle involverede kan stille spørgsmål og blive hørt.
Gennemsigtig analyse af forløbet af onboarding-processen
Fordi HR-avdelingen har tilgang til systemet, trenger den ikke å spørre den ansatte om hvor langt han eller hun har kommet i implementeringen. Han eller hun har all informasjon lett tilgjengelig.
Leave a Reply